Secrétaire juridique bilingue h/f

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• Recruteur : Up Skills Paris La Défense 222
• Publié : 23/12/2023

• 
  Région :
  
  Paris – 9ème arrondissement (Ile de France)

Up Skills est un cabinet de recrutement dédié aux profils Cadres et Experts, Top Management et Management de Transition. Notre implantation nationale et notre expertise métier sont la garantie de vous proposer les meilleures opportunités professionnelles du marché !

Up Skills Cadres & Experts, recherche pour un prestigieux cabinet d’avocats international situé à Paris 09 : un(e) secrétaire assistant(e) bilingue H/F pour un CDI à temps plein.

Fourchette de rémunération : 40 – 47KEUR sur 13 mois – 35 heures hebdomadaires – TR à 9EUR

La pratique de l’anglais et utilisation du Pack office : Outlook, Word, Excel, PowerPoint

Vous êtes chargé(e) d’effectuer les missions suivantes pour 1 Associé, 1 Counsel et 3 Collaborateurs :

Assistanat

-Gestion d’agenda sur Outlook

-Organisation de rendez-vous (internes et externes)

-Organisation de réunions/déjeuners/événements

-Organisation de déplacements/voyages (vérification des formalités)

-Interface avec les interlocuteurs internes (avocats, support staff, bureaux étrangers) et externes (clients, prestataires de services)

-Réception et interception des appels téléphoniques en cas d’absence de l’avocat et autres membres du département / prise de messages téléphoniques

-Gestion des notes de frais (Concur)

-Gestion et suivi des envois de courriers par porteur, Chronopost, DHL et autres…

-Création et mise à jour des contacts sur InterAction

-Support des avocats sur les problématiques d’ordre administratif et/ou technique

-Gestion administrative des dossiers

-Recherche de conflits potentiels clients et ouverture de dossiers client

-Création du dossier en version électronique (worksite) et papier

-Imputation des débours dans les dossiers

-Saisie des temps des Partners (Intapp)

-Coordination avec les gestionnaires de facturation, revue des narratifs

-Suivi des dossiers administratifs de l’avocat

-Classement électronique et papier des éléments des dossiers (mises à jour régulière du classement)

-Suivi et préparation des dossiers pour archivage

-Dans certains département – E-barreau :

-Utilisation de la clé e-barreau aux fins de formalités en ligne auprès des greffes des tribunaux (signification de conclusions, envoi et réception de messages RPVA, etc.)

-E-Carpa (maniements des fonds déposés ou à déposer à la CARPA …)

-Production de documents

-Rédaction et mise en forme de documents (sous word, excel et powerpoint).

-Impression, photocopie et reliure de documents.

-Comparaison de documents (Workshare), conversion de documents en formats PDF

Bonne maitrise de Outlook

Bon niveau sur Word (fonctions avancées), Powerpoint et Excel

Bon niveau d’anglais : utilisation quotidienne (écrit et/ou oral), l’interface de tous les outils et logiciels sont en anglais – Expérience significative d’au moins 2-5 ans voir plus, en cabinets d’avocats exigée.

Up Skills est un cabinet de recrutement dédié aux profils Cadres et Experts, Top Management et Management de Transition. Notre implantation nationale et notre expertise métier sont la garantie de vous proposer les meilleures opportunités professionnelles du marché !

Up Skills Cadres & Experts, recherche pour un prestigieux cabinet d’avocats international situé à Paris 09 : un(e) secrétaire assistant(e) bilingue H/F pour un CDI à temps plein.

Fourchette de rémunération : 40 – 47KEUR sur 13 mois – 35 heures hebdomadaires – TR à 9EUR

La pratique de l’anglais et utilisation du Pack office : Outlook, Word, Excel, PowerPoint

Vous êtes chargé(e) d’effectuer les missions suivantes pour 1 Associé, 1 Counsel et 3 Collaborateurs :

Assistanat

-Gestion d’agenda sur Outlook

-Organisation de rendez-vous (internes et externes)

-Organisation de réunions/déjeuners/événements

-Organisation de déplacements/voyages (vérification des formalités)

-Interface avec les interlocuteurs internes (avocats, support staff, bureaux étrangers) et externes (clients, prestataires de services)

-Réception et interception des appels téléphoniques en cas d’absence de l’avocat et autres membres du département / prise de messages téléphoniques

-Gestion des notes de frais (Concur)

-Gestion et suivi des envois de courriers par porteur, Chronopost, DHL et autres…

-Création et mise à jour des contacts sur InterAction

-Support des avocats sur les problématiques d’ordre administratif et/ou technique

-Gestion administrative des dossiers

-Recherche de conflits potentiels clients et ouverture de dossiers client

-Création du dossier en version électronique (worksite) et papier

-Imputation des débours dans les dossiers

-Saisie des temps des Partners (Intapp)

-Coordination avec les gestionnaires de facturation, revue des narratifs

-Suivi des dossiers administratifs de l’avocat

-Classement électronique et papier des éléments des dossiers (mises à jour régulière du classement)

-Suivi et préparation des dossiers pour archivage

-Dans certains département – E-barreau :

-Utilisation de la clé e-barreau aux fins de formalités en ligne auprès des greffes des tribunaux (signification de conclusions, envoi et réception de messages RPVA, etc.)

-E-Carpa (maniements des fonds déposés ou à déposer à la CARPA …)

-Production de documents

-Rédaction et mise en forme de documents (sous word, excel et powerpoint).

-Impression, photocopie et reliure de documents.

-Comparaison de documents (Workshare), conversion de documents en formats PDF

Bonne maitrise de Outlook

Bon niveau sur Word (fonctions avancées), Powerpoint et Excel

Bon niveau d’anglais : utilisation quotidienne (écrit et/ou oral), l’interface de tous les outils et logiciels sont en anglais – Expérience significative d’au moins 2-5 ans voir plus, en cabinets d’avocats exigée.