En octobre 2022, la CPI a lancé sa nouvelle plateforme numérique de gestion des dossiers, ICC Case Connect. Bien que non obligatoire, les parties sont encouragées à utiliser ce nouveau système, qui est présenté comme une plate-forme qui « facilite la communication et le partage de documents et offre un espace en ligne sécurisé et dédié dans lequel tous les documents et informations du dossier sont centralisés et facilement accessibles à tous les utilisateurs du dossier.” le ICC explique que les utilisateurs de la plate-forme ICC Case Connect peuvent s’attendre à (1) déposer par voie électronique leur demande d’arbitrage (« RfA”), (2) télécharger, rechercher et filtrer des documents, (3) accéder à leur bibliothèque de cas et de documents, (4) communiquer avec tous les utilisateurs de cas et (5) consulter le répertoire des arbitres. Selon l’ICC, ICC Case Connect éliminera les inconvénients de la livraison traditionnelle de copies papier, les pièces jointes surdimensionnées et les soucis liés à l’utilisation de sites de partage de fichiers.

Ce n’est pas la première incursion de la CPI dans la gestion numérique des affaires. En 2005, la CPI a lancé NetCasequi visait à répondre à ce que ICC avait identifié comme principale préoccupation des utilisateurs – disposer d’un référentiel de documents central sécurisé. NetCase n’incluait pas la possibilité de déposer électroniquement l’arbitrage et ne pouvait être utilisé (après la constitution du tribunal) que si toutes les parties et tous les arbitres étaient d’accord. C’était pourtant bien reçu par les parties qui ont utilisé la plate-forme.

De plus, la CPI n’est pas la première institution arbitraire à mettre en œuvre une plateforme numérique de gestion des affaires. En effet, en 2019 le SCC a dévoilé le «Plateforme SCC« , qui « permet aux parties, aux agents et aux arbitres de communiquer en toute sécurité et efficacement et de télécharger, partager et imprimer les documents de l’affaire, tels que les décisions de procédure, les actes de procédure et les preuves, de manière continue.” En 2021, le HKIAC a également lancé le «Boîtier HKIAC Connect» une plateforme de gestion de cas en ligne qui « sert de référentiel sur lequel tous les documents peuvent être téléchargés » et que les parties peuvent utiliser pour communiquer et «suivre les délais et les dates sur un calendrier spécifique au cas”. De même, AAA propose son «WebFichier” à ses utilisateurs, qui inclut les mêmes fonctionnalités que ICC Case Connect ainsi que des fonctionnalités supplémentaires telles que la possibilité de payer les factures en ligne.

À ce jour, bien qu’il y ait eu beaucoup de reportages sur le lancement de la plateforme ICC Case Connect (voir, par exemple., ici autre ici), les auteurs n’ont pu identifier aucune publication concernant l’expérience utilisateur. Ayant maintenant utilisé le système ICC Case Connect pour déposer une nouvelle RfA, les auteurs fournissent la description suivante de leur expérience initiale, des conseils pratiques et des premières impressions générales pour aider les praticiens à faire la transition vers l’avenir de l’arbitrage commercial international.

Présentation de la plateforme Case Connect

Bien qu’il ne s’agisse pas de la première plateforme numérique d’affaires, ICC Case Connect est une avancée bienvenue pour les arbitrages administrés par la CCI. Le site Web est bien conçu et généralement convivial. Un référentiel central consultable de tous les documents de cas est une fonctionnalité particulièrement intéressante.

Suite à la soumission d’un RfA, chaque utilisateur autorisé a accès au « espace de cas dédié” (Hé, un tableau de bord), illustré dans l’image ci-dessous. Ce tableau de bord inclut l’accès à chaque document soumis dans le cas, peut être filtré par type de document (par exemple., soumissions formelles, financières, correspondance), et le référentiel est consultable en texte intégral. Toute correspondance communiquée par courrier électronique ou sur papier et copiée au Secrétariat sera incluse dans le référentiel de documents par l’équipe de gestion des cas. Lors du téléchargement direct de documents, l’utilisateur est invité à télécharger des documents en fonction de leur « Type de document.” Le document conserve le nom de fichier que vous attribuez, des noms descriptifs simples sont donc utiles.

Être en mesure de soumettre des documents de n’importe quelle taille de fichier et d’y accéder et de les télécharger au besoin est un ajout bienvenu et devrait augmenter considérablement l’efficacité globale du processus arbitral tout en évitant les risques associés aux sites FTP non vérifiés ou les tracas et la confusion de plusieurs e-mails .

Le tableau de bord comprend également un forum de discussion. Celui-ci est destiné à «questions administratives mineures (par exemple, une demande d’accès à un dossier à un membre du personnel administratif).” Les messages de discussion sont visibles pour tous les utilisateurs de cas.

Selon la pratique antérieure de la CPI, les avocats des parties seraient informés par courrier électronique du Secrétariat, souvent avec une lettre jointe, de l’état actuel ou d’un événement procédural. Avec ICC Case Connect, l’avocat identifié recevra un e-mail du « Équipe de gestion des cas de l’ICA” les informant chaque fois qu’un nouveau document est téléchargé sur ICC Case Connect, y compris un lien pour accéder au tableau de bord, où des copies de tous les documents peuvent être facilement téléchargées.

Dépôt de votre demande d’arbitrage à l’aide de ICC Case Connect

Il n’y a pas si longtemps, la méthode standard de dépôt d’une RfA impliquait l’envoi de copies de la demande et des documents associés par courrier. La pandémie a contribué à accélérer la transition (déjà bien souterraine) vers le « dépôt électronique », ce qui signifie que des documents qui auraient auparavant été soumis par messagerie pourraient, dans certains cas, être transmis par courrier électronique. La plate-forme ICC Case Connect va bien au-delà du « dépôt électronique » et fournit un environnement de gestion des dossiers entièrement immersif et convivial. La CPI a fourni une aide utile Vidéo sur la façon de déposer votre RfA via ICC Case Connect. Le guide suivant est destiné à aider les praticiens à surmonter toute hésitation possible à plonger dans ce nouveau monde courageux.

La première étape du processus consiste à accéder à la plateforme ICC Case Connect sur le Site Internet de la CPI. En cliquant sur le « Déposez votre demande d’arbitrage” lien vous amène à une interface Microsoft, où vous vous inscrirez à un compte pour utiliser la plateforme :

Conseil pratique sur l’accès initial : Si vous avez plusieurs comptes Microsoft, assurez-vous d’être connecté au compte Microsoft que vous avez l’intention d’utiliser pour votre dossier.

Conseil pratique sur l’accès initial : Ce compte sera utilisé pour déposer la RfA et fournir les informations de contact initiales, y compris les représentants du demandeur (avocat et toute entreprise). Ce compte peut être un compte d’entreprise ou un compte individuel. Des utilisateurs supplémentaires peuvent être ajoutés sur demande à l’équipe de gestion de cas. Il ne semble pas y avoir de limite pratique au nombre de personnes pouvant avoir accès.

Après avoir soumis ce formulaire, vous recevrez un e-mail de « Demande d’arbitrage et de nomination » (rfa@iccwbo.org), vous invitant à cliquer sur le lien fourni pour commencer l’inscription :

La plate-forme vous invite ensuite à vous connecter à votre compte Microsoft existant ou à créer un nouveau compte si vous n’en avez pas déjà un. Une fois connecté, vous serez invité à travers une série de quatre pages afin de déposer votre RfA.

Conseil pratique sur le dépôt de la RfA : Être patient. Ne soyez pas surpris s’il apparaît que le formulaire a du mal à se charger ou se recharge plusieurs fois. D’après notre expérience, cela se produisait chaque fois que cette page était consultée. Autoriser la page Web à parcourir et attendre que le formulaire « Déposez votre demande d’arbitrage » soit entièrement chargé.

Chacune des pages comporte des champs pour les informations incluses dans la RfA (lac Article 4 du Règlement d’arbitrage de la CCI) y compris, par exemple, le siège de l’arbitrage, la langue de l’arbitrage, le droit applicable et le texte intégral de la ou des conventions d’arbitrage. Ainsi, avoir votre RfA accessible est fortement recommandé. Outre l’identification des représentants légaux, les représentants des entreprises peuvent également être identifiés. Il semble bien que cette étape puisse être facilitée en scannant ces informations pour pré-remplir les champs correspondants ; cependant, étant donné qu’il n’existe actuellement aucun formulaire ou format normalisé pour la RfA, il est probablement plus simple de saisir manuellement ces informations.

Vous devrez également indiquer la méthode de service requise par l’entente applicable. Si les parties ont convenu d’une signification/notification électronique, il suffit de fournir les adresses e-mail à notifier. Sinon, toute méthode de notification spécifique peut être demandée à la dernière étape dans un champ identifié par « Commentaires à l’attention du Secrétariat”, y compris en indiquant si des copies papier ont été transmises.

Conseil pratique sur le dépôt de la RfA : Tous les champs obligatoires d’une page doivent être remplis avant de pouvoir passer à la page suivante et/ou enregistrer votre progression.

Conseil pratique sur la saisie des informations du demandeur : Vous devrez inclure un e-mail pour chaque demandeur faire la fête (voir image annotée ci-dessous). D’après notre expérience, l’e-mail que vous fournissez ne veut pas être notifié ou copié sur toutes les communications. Si vous souhaitez donner accès à la plateforme à un mandataire social, vous devez le saisir en tant que « Mandataire du demandeur ».

Vous serez également invité à télécharger des copies électroniques de la RfA, du ou des contrats à l’origine du litige, des autres annexes pertinentes et de la preuve du paiement des frais de dépôt (si disponible). Ces documents et tous les autres documents téléchargés seront disponibles pour les utilisateurs à l’avenir.

Conseil pratique sur la preuve de paiement : Étant donné que la CPI invite le demandeur à soumettre une preuve de paiement avec le dépôt de votre demande, il est préférable que le demandeur soumette les frais de dépôt avant de soumettre la RfA. Si les frais n’ont pas encore été payés, la RfA peut toujours être soumise ; cependant, la CPI ne prendra aucune autre mesure tant que le paiement n’aura pas été reçu.

Une fois la RfA soumise, les représentants des demandeurs identifiés recevront un e-mail confirmant la soumission réussie de la demande (ce qui leur permettra ensuite de s’inscrire pour y accéder). Vous pouvez également télécharger un rapport de synthèse de votre RfA depuis la plateforme ICC Case Connect.

Conseil pratique sur les modifications apportées aux informations sur le cas : Après le dépôt de votre RfA, vous pourrez télécharger des fichiers ou des documents supplémentaires ; cependant, vous ne pouvez pas modifier les « Informations sur le cas ». Toute demande de modification des « informations sur le cas » doit être communiquée à l’équipe de gestion de cas assignée.

Suite à la soumission de la RfA, la CPI notifiera la RfA au défendeur. Toute personne identifiée dans la RfA en tant que représentant du défendeur recevra une notification sur la plateforme ICC Case Connect l’invitant à accéder à son espace dédié. D’autres, y compris les avocats, devront contacter l’équipe de gestion de cas désignée pour obtenir l’accès.

Perspective globale

Après avoir utilisé la plate-forme ICC Case Connect pour déposer une nouvelle RfA, les auteurs sont d’avis que le système atteint les objectifs déclarés de la CPI de fournir une méthode simple de dépôt électronique et un système de stockage et de récupération centralisé des documents consultable.

La CPI indique que la plate-forme ICC Case Connect augmentera l’efficacité opérationnelle grâce à un partage de documents rapide et convivial et en introduisant des formulaires en ligne permettant aux arbitres de gagner du temps. Même s’il faudra un certain temps pour voir si ces avantages se concrétisent, d’après la structure de l’entrée de la base de données et les documents initiaux que nous avons reçus depuis la soumission de notre RfA, il semble que la plateforme a été efficacement mise en œuvre.

Bien qu’il existe des fonctionnalités supplémentaires qui pourraient être mises en œuvre, telles que l’inclusion d’un registre centralisé et la possibilité d’effectuer des paiements en ligne, la CPI doit être félicitée pour ses efforts à ce jour.

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